ベテラン社員のExcelスキルを底上げする方法

「ベテラン社員なのに、Excelの作業がやけに遅い」「本人は問題なく使えているつもりだが、見ているとムダな手作業が多い」——こうした“自己流（我流）Excel”の悩みは、新人よりむしろ経験のある社員で起こりがちです。長く使ってきたぶん、自分のやり方が固まっていて、誰からも指摘されないまま定着してしまうからです。

この記事では、管理職・チームリーダー・人事の方に向けて、既存社員の自己流Excelがなぜ非効率を生むのか、そして「今さら研修とは言いづらい」社員のスキルをどう底上げすればいいのかを整理します。

自己流のExcelは、なぜ非効率なのか

結論から言うと、自己流のExcelは「動いてはいるが、遠回りしている」状態だからです。本人が困っていないぶん、問題が表面化しにくく、放置されやすいのが厄介な点です。よくあるのは次のようなケースです。

関数を使えば一瞬の作業を、手作業でこなしている

たとえば、別表から該当データを探して転記する作業。VLOOKUP関数やXLOOKUP関数を使えば一瞬ですが、自己流のままだと目視で探して1件ずつ手入力している、というケースは珍しくありません。件数が増えるほど時間もミスも膨らみます。

集計のたびに電卓やコピペで対応している

毎月の集計を、ピボットテーブルではなく手で足し算したり、条件ごとにコピペで分けたりしている。SUMIF関数やピボットテーブルを知らない（または使い慣れていない）ために、毎回ゼロから組み直しているパターンです。

「いつものやり方」が部署内で共有されていない

自己流は属人化を生みます。その人にしか分からないファイル構成や手順ができあがり、本人が休んだり異動したりすると、誰も触れなくなる。これは効率の問題であると同時に、業務継続上のリスクでもあります。

「知っている」と「使えている」は違う

自己流社員のスキルアップが難しいのは、本人が「自分はExcelを使える」と思っていることが多いからです。実際、基本操作はできます。ただ、それは長年やってきた範囲のことであって、「もっと速いやり方を知らない」だけ、というのが実態です。

近年は、わからない操作が出るたびにネットや動画で調べて、その場をしのぐ人も増えています。一見スキルがあるように見えても、調べる時間が毎回積み重なり、本来5分の作業に30分かかる、といった非効率が起きています。「調べればできる」と「調べなくてもできる」の差は、業務量が多いほど大きく効いてきます。

ベテラン社員のスキルを底上げするときの3つの壁

既存社員のスキルアップには、新入社員研修とは違う難しさがあります。主に次の3つです。

1. プライドへの配慮が必要：「今さら基礎研修」と感じさせると反発を招きやすい。本人の経験を尊重しつつ、足りない部分だけを補う形が望ましい。
2. レベルが人によってバラバラ：同じ「ベテラン」でも、得意・不得意は人それぞれ。全員に同じ研修をしても、簡単すぎる人と難しすぎる人が出る。
3. 業務を止めにくい：現場の主力であることが多く、長期間まとめて研修に出すのが難しい。短時間・必要な部分だけ、で完結させたい。

この3つの壁を踏まえると、既存社員のスキルアップは「全員一律の集合研修」とは相性が悪いことがわかります。必要なのは、一人ひとりの現状に合わせて、足りないところだけを短く補う仕組みです。

自己流を直すには「必要な部分だけ」の個別指導が向いている

既存社員の自己流を改善するうえで効果的なのは、本人のスキルを客観的に確認したうえで、不足している部分だけをピンポイントで学んでもらう方法です。基礎からやり直す必要はなく、「VLOOKUPだけ」「ピボットテーブルだけ」といった形で、業務に直結する部分に絞れます。

パソカレッジの企業研修では、研修前にスキルチェックを行い、現在のレベルを客観的に把握したうえで、150種類以上の教材から一人ひとりに合わせたカリキュラムを設計します。「できる人はより高度に、苦手な部分だけは基礎から」という調整が同じ時間内でできるため、レベルがバラバラな既存社員でも、それぞれに必要な内容を学べます。

また、1名から受講できるため、「この社員のこの部分だけ」というピンポイントな依頼にも対応できます。現場の主力を長期間止める必要はなく、必要が出たそのときに、必要な分だけ。中途採用や異動で新しいメンバーが加わったタイミングでも、同じように繰り返しご利用いただけます。

よくあるご質問

本人が「研修は必要ない」と言っている場合は？

スキルチェックから始めるのがおすすめです。客観的に現状を見える化することで、本人も「ここは知らなかった」と気づきやすくなります。基礎の押し付けではなく、足りない部分だけを補う形にすれば、ベテラン社員でも前向きに受けやすくなります。

1人だけ、短時間でもお願いできますか？

はい、1名から対応しています。「この機能だけ」という短い研修にも対応できますので、業務の合間に必要なところだけを学んでいただけます。

複数人で、レベルが違っても一緒に研修できますか？

可能です。個別指導のため、同じ時間・同じ場所でも、各自が自分のレベルに合った内容を学べます。事前のスキルチェックをもとに、一人ひとりにカリキュラムを設計します。

まとめ｜自己流の放置は、見えないコストになる

自己流のExcelは、本人が困っていないぶん見過ごされがちですが、積み重なれば部署全体の生産性を確実に下げます。直すべきは「やる気」ではなく「やり方」です。経験のある社員ほど、足りない部分だけを短く補えば、すぐに効果が出ます。

「うちのベテランのExcel、なんとかしたい」とお考えの方は、まずは現状のスキルチェックからご相談ください。