総務職はお勤め先によって仕事内容は変わりますが、基本的には「会社内のなんでも屋」。手続きや書類仕事、簡単な分析、人事系の管理など幅広い業務を担うため、求められるパソコンスキルも高くなります。
共通して求められるのは「速く、正確に」こなすことです。このスキルはオフィスソフト、特にエクセルをしっかり覚えることで大きく高められます。では、具体的にどんなスキルが必要か見ていきましょう。
エクセルスキル
総務職でエクセルを使う場面は非常に多く、幅広いスキルが求められます。
- 基本的な使い方：入力から四則演算、簡単な表やSUM関数等、基本的な使い方
- ピボットテーブル：人の管理、集計に便利
- 関数：IF関数・VLOOKUP関数の活用
- 効率の良い操作：ショートカットや効率よく作業するコツ
- 文字列関数：名簿作成などに便利
- 時間関数：勤務や研修の時間をエクセルで管理するなら絶対必要
ワードスキル
- 基本的な使い方：基本的な書式設定、画像や表の挿入等
- 書式設定の方法：見やすい配布資料の作成のためのタブやインデント等の応用
- 効率の良い操作：ショートカットや効率よく作業するコツ
その他のパソコンスキル
備品管理や社員情報の管理など、データ量が多い業務にはアクセスが役立ちます。
- アクセスを用いたデータ管理：備品管理などに使える基本的な操作
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